Gerir despesas corporativas, como deslocamentos, almoços, viagens, brindes, materiais de escritório e até o pagamento de campanhas digitais ou comissões e bonificações, com controle e eficiência, é o desafio de dez entre dez empresas. Não por acaso, 76% das empresas ainda não utilizam software para gestão de despesas, de acordo com dados da PwC. Além disso, 60% das Pequenas e Médias Empresas (PMEs) no Brasil enfrentam dificuldades financeiras devido ao gerenciamento inadequado de gastos, conforme o Sebrae.
Com tamanho impacto – que fica ainda maior se levarmos em conta o tempo despendido pelos departamentos financeiros nesta gestão –, fica então a pergunta: por que não inovar na gestão de despesas corporativas? A adoção de uma política de gastos bem estruturada aliada a uma solução tecnológica e segura para o controle das despesas é uma excelente alternativa para trazer inteligência e evitar erros.
Entre as vantagens deste tipo de solução, como a desenvolvida de forma pioneira pelo PagCorp com base em cartões de crédito Mastercard ilimitados, estão a agilidade e a autonomia de colaboradores e equipes para realizar compras e pagamentos. Outro benefício é a praticidade na comprovação de despesas, feita diretamente em um aplicativo. Esse modelo de gestão elimina também o uso de dinheiro da pessoa física, ou seja, do funcionário. Consequentemente, acaba com a necessidade de reembolsos e o risco de confusão entre contas pessoais e empresariais.
Cartão integrado a sistema de gestão e app
O cartão corporativo, associado a um sistema de gestão e app, é uma alternativa moderna e de baixo custo para organizar a gestão financeira das empresas. Isso porque permite acompanhar as despesas em tempo real, estabelecer limites de gastos e trazer maior transparência às transações, além de insights para reduzir os custos. Ao eliminar o uso de planilhas de controle de reembolsos/adiantamentos e a montanha de notinhas fiscais, e oferecer um fluxo de aprovação/reprovação das comprovações de gastos, o PagCorp ajuda ainda a reduzir o risco de fraudes.
De acordo com o relatório Global Economic Crime and Fraud Survey, da PwC, 51% das organizações em todo o mundo foram vítimas de fraudes ao longo de dois anos. Na mesma linha, o estudo 2024 Report to the Nations, da Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) com mais de 1,9 mil casos reais de fraudes corporativas, em 138 países, mostra que as empresas perdem por ano cerca de 5% do seu faturamento com fraudes internas. Trata-se de um prejuízo de mais de US$ 5 trilhões no mundo todo. Ainda conforme o mesmo estudo, até 21% das fraudes identificadas estão relacionadas ao reembolso de despesas corporativas.
Visão completa e ágil
“Nosso sistema possibilita o controle integral dos valores disponíveis e movimentações de todos os cartões utilizados pelos colaboradores. Assim, garante uma visão completa e ágil dos gastos realizados e a gestão dos cartões sem burocracia. Além disso, consegue replicar a árvore de hierarquia das empresas na utilização dos cartões, o que dá autonomia aos colaboradores e segurança aos gestores. Com isso, o PagCorp incorpora agilidade, eficiência e inteligência às empresas, levando inovação a gestão de despesas corporativas e eliminando aquela montanha de notinhas”, destaca Liliane Josua Czarny, sócia e co-CEO da ACG | PagCorp.
A executiva explica também que é possível configurar os cartões para seguir a política de gastos da empresa, com limites preestabelecidos, tipo de despesas permitidas e até horários para utilização, se assim desejado.
A pedido do Finsiders Brasil, o PagCorp realizou um estudo exclusivo de sua base de dados para identificar o padrão de comportamento dos gastos corporativos das empresas no Brasil. A análise das despesas dos mais de 5 mil clientes ativos revelou que a maior parte dos gastos com cartão corporativo refere-se a pagamentos de despesas relacionadas a automotivos (16,72%) e anúncios digitais (15,25%). Em seguida, aparecem alimentos/bebidas (10,81%) e restaurantes/lanchonetes (10,23%). Completam o Top 5 os serviços financeiros (11,59%) e as despesas com viagens (4,81%).
O PagCorp, número 1 em gestão de despesas corporativas, cresceu explorando esse nicho. O volume transacionado pela empresa saltou de R$ 1,7 bilhão em 2021 para R$ 12 bilhões em 2024. Atualmente, a fintech conta com uma carteira de mais de 5 mil clientes dos mais diversos portes e segmentos.
Vantagens da solução integrada com IA
O PagCorp é um sistema completo de gestão de despesas. São mais de 160 funcionalidades executadas diretamente pelo gestor da empresa. É possível, por exemplo, adquirir cartões, fazer transferências instantâneas, categorizar despesas, gerar relatórios e configurar uma política de gastos. Ao automatizar tarefas repetitivas e rotineiras, eliminando planilhas e a conferência manual das notas fiscais, os gestores evitam desperdícios e ganham tempo para analisar os dados e pensar em ações estratégicas.
Com a Inteligência Artificial (IA) implementada no PagCorp, as empresas conseguem analisar os comprovantes de gastos nos cartões de forma automatizada. É possível adotar critérios customizáveis como classificação de despesas, faixas de valor, tipos de itens comprados, tipos de estabelecimentos e diferenças entre valores. Trata-se, então, de uma ferramenta de governança que transforma a análise detalhada dos comprovantes e a verificação de aderência às políticas de gastos corporativos em um processo rápido e eficiente.
“Tecnologias como a IA e o Machine Learning têm possibilitado a evolução de sistemas inteligentes de controles de gastos. Permitem a análise de milhares de comprovantes de forma rápida e eficiente, indo além da classificação de despesas. Grandes empresas, por exemplo, que gastavam dias para resolver essa questão, hoje podem realizar a atividade em minutos. Com isso, direcionam seus esforços e a atenção de sua equipe para tarefas mais estratégicas”, enfatiza Liliane.
Experiência e planos futuros
Criada há 15 anos por Roberto Josua, a fintech de meios de pagamento já movimenta mais de R$ 12 bilhões ao ano, implementando e gerenciando soluções financeiras. Empreendedor com vasto histórico no mercado de cartões, Roberto criou o PagCorp há dez anos, inicialmente como um cartão pré-pago white label (com a marca do parceiro) para clientes do varejo.
A mudança para cartão corporativo garantido com mecanismos de gestão veio após demanda de um cliente, o que posicionou o PagCorp como pioneiro deste segmento, sendo utilizado até por outras instituições financeiras. Há cinco anos, a empresa entrou em processo de sucessão familiar. Atualmente está sob o comando das filhas Liliane Josua e Adriana Katalan. Elas atuam como co-CEOs, ao lado do irmão Dan Josua, diretor de Inovação.
Além da solução para gastos corporativos, a fintech lançou recentemente o PagCorp Benefícios (para pagamento de Vale Refeição, Transporte, Alimentação e mais nove modalidades). A novidade se soma a outras como o PagCorp Premiações (para pagamento de gratificações e premiações corporativas internas e externas), o PagCorp Rotas (para custeio e monitoramento de deslocamentos dos colaboradores) e o Bob, IA para agilizar a análise e aprovação dos comprovantes de despesas corporativas.
“Para este ano, temos previsto o lançamento de outras modalidades de benefícios em nosso cartão, bem como outras funcionalidades para empresas. Nossa meta é, começando pela área de pagamentos corporativos, desenvolver nos próximos anos um ecossistema digital inteligente, flexível e fácil de usar para agregar de forma constante inovação e tecnologia às empresas. Estamos sempre atentos para pensar o futuro e prontos para dar o próximo passo”, conclui Liliane.
